|  | На передовой управления Появление современного оборудования в торговом зале, дисконтных программ, развитие платежных систем вызвали необходимость автоматизации отдельных торговых процессов. Разработчики откликнулись на веяние времени: на рынке появился новый класс программ - системы управления торговым залом.
Последние три-четыре года характеризуются достаточно активным развитием современных торговых технологий, упорядочиванием форматов магазинов, жесткой организацией управления и унификацией торговых процессов. Десять лет назад для управления магазином достаточно было иметь кассовые машины и учетную систему. Но с каждым годом оснащение магазинов претерпевало изменение как в количественном, так и в качественном отношении: стало широко применяться штрихкодирование - появилось различное весовое оборудование и принтеры, а наличие продвинутой техники и маркетингового арсенала потребовало более квалифицированного исполнителя и управленца. Одновременно росли покупательские потоки и товарооборот и, как следствие, нагрузка на учетную систему и кассы. Возникла потребность в аналитической информации и средствах контроля и прогнозирования, стали меняться требования руководящего звена к эффективности всех составных элементов, человеческих и аппаратных ресурсов торгового процесса. Выросли сетевые торговые структуры с центральным управлением, развивающие супермаркеты, дискаунтеры и гипермаркеты. В этих условиях на первый план вышли задачи эффективного управления сетевым торговым предприятием.
Одним из следствий развития розницы стало появление на рынке средств автоматизации нового класса программ - систем управления торговым залом, таких как SET Retail, «Супермаг-УКМ v4», MARLIN Retail Suite.
Процесс под контролем
Система управления торговым залом управляет непосредственно технологией работы магазина или сети. В отличие от учетной системы, которая оптимизирует товародвижение, логистику и финансы, задача системы управления торговым процессом - обеспечить бесперебойную работу торгового зала, а значит, контролировать и анализировать работу оборудования и персонала, дать простые и понятные средства для повышения активности покупателей. Это уже намного больше, чем традиционное решение управления кассовым рабочим местом «фронт-офис», но в то же время лишено излишков функционала управления складом «бэк-офиса». Системы управления обеспечивают корректный обмен данными с учетной системой.
В розничном магазине независимо от формата центральное место принадлежит торговому залу. Новые системы управления торговым процессом служат прежде всего для центрального удаленного управления оборудованием торгового зала – кассовыми терминалами, весами, принтерами этикеток и терминалами сбора данных. Предположим, что при уборке торгового зала весы с печатью термочеков, которые есть практически в каждом продуктовом магазине, случайно отсоединили от кабеля, по которому идет обмен данными с системой. Весы продолжают работать в автономном режиме: товар взвешивается, чеки печатаются. Визуально потеря связи с системой незаметна. Но если за время автономной работы изменятся цены или будет оприходован новый товар – весы об этом «не узнают». При наличии системы управления такая ситуация невозможна: контролируется непрерывность обмена данными, и в случае подобного сбоя действует заданный алгоритм оповещения соответствующих служб. Системы управления торговым залом увеличивают пропускную способность, эффективность и надежность расчетного узла и другого оборудования, позволяют повысить скорость оборачиваемости товара и обслуживания, что ведет к увеличению прибыли.
Вторая немаловажная задача – управление ценами торгового зала путем автоматизации проведения во времени различных маркетинговых схем, включая применение персональных скидок покупателей, бонусов, матрицы скидок и других механизмов маркетингового изменения цен. Дисконтные технологии способствуют тому, чтобы покупатель приходил в магазин чаще и охотнее, что тоже ведет к увеличению прибыли. Третья составляющая такого рода систем связана с анализом данных торгового зала, включая различные оперативные сводки, отчеты и OLAP-отчетность. И еще одна особенность связана с полной интеграцией с другими системами торгового зала – торговыми системами, системами видеоконтроля, системами эквайринга и приема платежей.
Таким образом, система управления торговым залом позволяет решать следующие задачи: привлечение новых клиентов, уменьшение очередей, ускорение обслуживания и удешевление кассовых мест, расширение сети магазинов, организация новых рабочих мест; получение оперативной информации, применение различных форм оплаты, контроль процессов и информации в реальном режиме времени, контроль работы персонала и денежных средств и оплата услуг.
Разумные функции
Каким образом решаются эти задачи? Например, привлечение новых клиентов возможно при помощи персонификации взаимоотношений с каждым покупателем, система дает механизм управления маркетинговыми акциями, предоставляет возможность управления скидками – есть сценарии скидок, ограничение их, приоритет одной скидки над другой, матрица скидок. Существуют накопительные дисконтные и бонусные системы, предполагается использование купонов. Благодаря системам управления магазин получает централизованную систему управления дисконтами.
Или, предположим, каким образом происходит ускорение и удешевление обслуживания кассовых мест? Эта задача решается при помощи координации работы касс, осуществляется постоянный контроль за состоянием сети, поддержкой актуальности данных в фоновом режиме, автоматическим сбором и передачей данных о результатах продаж, использованием оборудования разных производителей.
Системы управления торговым залом многофункциональны. Использование всех возможностей систем предполагается в сетевом гипермаркете с «длинной» кассовой линией. Но необходимость применения системы зависит не от количества касс в одном магазине, а от эффективности использования решения в рамках всей сети, даже если все магазины сети имеют по одной кассе в каждом магазине. Специалисты считают, что использовать системы управления можно и для одиночного гипермаркета или супермаркета - в зависимости от существующих проблем управления торговым залом. Формат магазина и ассортиментная группа товаров в этом случае принципиальной роли не играют. Ориентироваться стоит на функциональность торговой системы и экономическую целесообразность установки такого рода систем. Каждый ритейлер найдет доступные по стоимости и необходимые именно ему средства управления, а также возможность расти и с ростом бизнеса переходить на новое оборудование и новую учетную систему, внедрять передовые методы работы и бизнес-процессы. Например, для небольшого по площади продуктового магазина с 1-3 кассами можно выбрать экономичный вариант. Бутик с одной кассой получит современное решение на основе POS-терминала под Windows с возможностями консультирования покупателя. Крупным сетям обеспечена бесперебойность и быстрота функционирования, дискаунтерам - внедрение и обслуживание с минимальными затратами при оперативном контроле. Магазины, торгующие электроникой или строительными товарами, смогут прямо на расчетном узле автоматизировать оформление различных сопроводительных документов - накладных, счетов-фактур, гарантийных талонов, заявок на доставку и сборку. Узкоспециализированные магазины (булочные, парфюмерные, книжные) привлекут дополнительных покупателей различными рекламными акциями. Возможности гибкой настройки скидок, которые будут базироваться на оперативном и долгосрочном анализе зависимости между спросом, сочетанием товаров в чеке, заполняемостью магазина с корректной автоматической обработкой скидок на кассовом узле, станут конкурентным преимуществом любого торгового бизнеса.
Увеличение выручки и ускорение товарооборота неизбежно ведут к повышению требований к прозрачности и управляемости бизнеса, качеству обслуживания, торговому оборудованию и учетной системе. Системы управления торговым залом снимают с учетной системы нехарактерные для нее функции, расширяют возможности по оперативной коррекции и стратегическому планированию собственно торговых процессов, позволяют дистанционно настраивать и контролировать торговое оборудование.
Можно ли обойтись без системы управления торговым залом? Аргументы за: в советские времена универсамы с системой самообслуживания обходились без автоматизации, но современный магазин без такого рода системы окажется неконкурентоспособен. Аргументы против: система управления торговыми процессами позволяет получить представление о работе магазина в реальном времени. Все данные – товарные остатки, объемы продаж, размеры скидок, средняя сумма чека, число покупателей, загрузка персонала – доступны в любое время в режиме он-лайн.
Отличия использования систем управления в продуктовой и непродуктовой рознице связаны только с возможным отсутствием в непродовольственных магазинах весового оборудования.
Внедрение систем управления торговым залом позволяет избежать множества проблем: сбои в работе кассы, ошибки кассира и продавцов при ручном вводе или поиске информации, большая нагрузка на технического специалиста при настройке оборудования, недостаточная контролируемость загрузки персонала, оборудования и площадей, несвоевременность или недоступность аналитической информации и сведений о нештатных ситуациях. Все эти потери имеют конкретное материальное выражение. Так, автоматизация магазина, сопровождаемая оптимизацией организационной структуры, способна дать до 50% увеличения выручки.
Автоматизация магазина предполагает автоматизацию всех ежедневно повторяющихся операций – например, поддержка системой управления торговым залом процедуры закрытия смены, получения и сверки Z-отчета и закрытия дня с отправкой отчета в учетную систему и бухгалтерию в магазине на 40 касс в одной из сетей гипермаркетов теперь занимает всего 30 минут. Раньше это занимало тричаса.
Для решения проблем автоматизации управления торговым предприятием существуют мощные ERP-системы и узкоспециализированные торговые системы. При расширении бизнеса менеджменту необходима более совершенная информационная среда. Если в магазине работает система управления торговым залом, то при внедрении или тестировании ERP-системы розничная сеть может функционировать без сбоев. После внедрения ERP-системы система управления торговым залом довольно легко состыковывается с ней.
Компании-автоматизаторы позволяют снизить затраты ритейлеров, предлагая стандартные варианты (коробочные решения) систем управления торговыми процессами. Коробочное решение включает оттестированный функционал и имеет налаженную поддержку. Плюс в том, что его можно посмотреть в работе, поскольку оно уже используется, и получить объективную оценку. При этом небольшие магазины могут обойтись и без дополнительного обслуживания, то есть нет необходимости вводить в штат технического специалиста. Выбирая коробочное решение, ритейлер экономит на всех стадиях: от подключения и настройки до обслуживания и сопровождения собственным IT-персоналом.
На рынке представлены не только западные, но и отечественные системы управления торговым залом. Что выбрать? Решение – за владельцем бизнеса, который не понаслышке знает о специфике российского бизнеса, в частности, об ограничениях контролирующих органов, человеческих и технологических рисках. Российские разработчики, обладающие опытом и многолетними партнерскими связями на рынке ритейла, в систему управления торговым залом заложили обработку специфических требований и ситуаций. С другой стороны, интегрированное коробочное решение снимает необходимость изобретать велосипед. Воплощенные проекты демонстрируют жизнеспособность, адекватность и востребованность на рынке систем управления торговым залом.
Полина Бубенцова
Благодарим за помощь в подготовке материала компании «Кристалл Сервис» и «Сервис Плюс АТ». | | |
