Три программы в одной сети

От старого…

Сеть предлагает товары для интерье­ра дома, кухни, спальни, то есть все для обустройства жилища после проведения ремонта, исключая мебель и электротех­нику. Площадь магазинов колеблется от 600 до 3700 кв. м. Ассортимент одного магазина составляет 20–25 тыс. позиций, причем он постоянно трансформируется. Ежемесячно номенклатура обновляется на 20–30% за счет введения новых по­зиций. Также необходимо периодически вводить и выводить из ассортимента се­зонные товары (к Новому году, 8 Марта, в летний период). Очень сильно разли­чаются сроки поставки товара (в зависи­мости от типа, компании-поставщика и т. д.). Различается и оборачиваемость: от нескольких дней (бытовая химия) до не­скольких месяцев (например, статуэтки для украшения интерьера). Использовав­шаяся ранее «коробочная» система пере­стала удовлетворять нашу компанию по ряду критериев. Во-первых, выявились технологические ограничения на объемы обрабатываемой информации (по мере роста количества магазинов и пользова­телей неизбежно участились бы сбои в базе данных, случаи потери информации ит. п.).

Во-вторых, функциональности систе­мы стало недостаточно для автоматиза­ции операций распределительного центра, управления ассортиментом, попол­нения товарных запасов магазинов, вза­имодействия с поставщиками, ведения управленческого учета и др.

Таким образом, основной целью вне­дрения новой информационной системы стало поддержание роста бизнеса и улуч­шение ситуаций в следующих направле­ниях:

• стандартизация управления ассорти­ментом;
• автоматическое планирование попол­нения запасов магазинов;
• расчет системой рекомендованного заказа поставщику;
• электронный обмен документами с поставщиками;
• организация полного и оперативного управленческого учета;
• интеграция с «коробочным» решени­ем, используемым для расчета зарплаты и управления персоналом;
• оптимизация работы бэк-офиса мага­зина (ПО касс не менялось).

Компания была образована в 2004 году. Первый магазин товаров для дома был открыт в Липецке под торговым знаком «СГ Центр». За первые три года работы сеть разрослась до 18 магазинов в 9 регионах центральной части России.

В августе 2007 года был проведен ребрендинг, в результате которого появилось нынешнее название марки. В крупных мегаполисах компания работает в новом для себя формате, впервые опробованном в московском ТЦ «Белая дача». Акцент делается на нескольких приоритетных направлениях: посуда, декор, текстиль и товары для уборки. В то же время из номенклатуры исключены бытовая химия, инструменты, игрушки и детские товары. По состоянию на декабрь 2010 года сеть «Уютерра» насчитывала 74 магазина, в том числе 5 – в Москве.

…к новому

Прочие требования были таковы. Ин­формация в магазинной системе должна точно соответствовать данным в цен­тральной системе с отставанием от полу­часа до суток.

Необходимы детальная проработка и документирование бизнес-процессов компании, особенно в товаропроводящей цепочке (коммерческая деятельность, склад, магазины). Требовалось внедрение мощного инструмента бизнес-аналитики.

Главными критериями выбора новой системы для нас стали:

• наличие в России достаточной экспер­тизы по программному продукту, пред­ставленной несколькими сильными ком­паниями;
• примеры успешных внедрений с огра­ничениями по сроку и бюджету с после­дующей беспроблемной эксплуатацией в российском ритейле;
• возможность создать мощную плат­форму для роста бизнеса, которую можно было бы расширять, используя средства настройки, а не программирования.

Во время проекта возникли различные трудности. В первую очередь технические: неточности некоторых настроек в ERP-системе; недоработки в обмене между тремя системами; недостаточная производительность при выполнении некоторых операций. Были и организационные сложности: недостаточная степень обученности персонала; недопонимание некоторыми сотрудниками новых бизнес-процессов; массовый перевод поставщиков на электронный документооборот в ограниченный срок. Кроме того, выход на требуемые объемы закупки, отгрузки товара для наполнения магазинов повлек за собой большую дополнительную нагрузку на пользователей – им требовалось выполнять в новой для них системе больше операций. Приостановка поставок привела к уменьшению остатков магазинов и к снижению выручки в течение двух месяцев.