Переход с «коробки» на ERP-систему

Переход был вынужденным

В определенный момент количество электронных трансакций в нашей ком­пании превысило 1 млн. Коробочное ре­шение, которым мы пользовались, уже не могло работать с таким объемом. В этой связи возникали проблемы с годовой отчетностью. Более того, у нас были установ­лены десятки систем, каждая из которых отвечала только за свой участок: одна – за производство в Санкт-Петербурге, дру­гая – за производство в Волхове, третья – за продажи из петербургского офиса, четвертая – за продажи из московского офиса и т. д. Использовались отдельно си­стемы для оперативного, бухгалтерского, управленческого учетов. В компании не было ни одного человека, который мог бы перечислить все применявшиеся решения и сказать, какова функциональность каждого из них.

У нас просто не было иного выхода, как перейти на более серьезную техно­логическую платформу. Начали сотруд­ничать с одной компанией-поставщиком ERP-решений. Однако консультанты этой фирмы, на наш взгляд, повели себя не совсем корректно. На предпроектной стадии были заявлены одни сроки вне­дрения и его стоимость, но впоследствии цена возросла в три раза.

Самая лучшая – самая дорогая

Выбор новой информационной систе­мы проводился в два этапа. Первый – это выбор платформы, второй – партне­ра, который помогал бы нам запускать приобретенное ERP-решение. Рассма­тривались три различные системы. Мы составили перечень основных бизнес­процессов нашей компании – их оказа­лось около 110. По ним были назначены ответственные пользователи-эксперты (около 10 человек). Каждому вендору предоставили возможность продемон­стрировать функциональность своего решения в том объеме, в котором он сам желал это сделать. В процессе демон­страции каждый эксперт ставил оценку: насколько стандартная функциональ­ность системы отвечает потребностям того или иного бизнес-процесса. Когда все три системы были последовательно продемонстрированы, мы сверили кон­солидированную оценку.

Затем смотрели на цену. Стоимость всего проекта оценивалась по простой методе: цена лицензий, умноженная на два. Мы предполагали, что нам потребу­ется около 200 лицензий, и знали их цену у каждого из вендоров. Впоследствии по факту оказалось, что полученная оценоч­ная стоимость довольно точно совпадает с реальной.

Наиболее полно наши потребности удовлетворяла самая дорогая из всех си­стем, а вот дешевая, напротив, в наимень­шей мере. Решением генерального дирек­тора выбор пал на дорогое решение. Тем более что представители компании-поставщика вели себя достаточно лояльно в вопросах оплаты.

Реальная помощь для бизнеса

Поскольку мы запускали решение сра­зу на всех площадках и использовали всю его функциональность, необходимо было обучить весь штат компании. Разом. Де­лали это централизованно, в головном офисе в Санкт-Петербурге. Сотрудники из региональных филиалов, которые в будущем должны были работать с систе­мой, приезжали в специальные коман­дировки. Наши IT-специалисты, которые сейчас поддерживают систему в рабочем состоянии, присутствовали на всех этапах обучения, но сами его не проводили.

Мы знали, что запускаемся 1 мая, по­этому все обучение происходило в мар­те – апреле. В момент старта на каждую площадку, удаленную от центрального офиса, были отправлены консультанты компании-поставщика, которые осущест­вляли дополнительное обучение. Этот период длился около 2 месяцев. Сегодня текущую поддержку, включая небольшое развитие функциональности системы, наша IT-служба осуществляет полностью своими силами. Сейчас мы задумываемся над новыми продуктами и функциями: HR, WMS ит. д.

Установленное ERP-решение действи­тельно помогло с реальными бизнес-зада­чами, например, связанными с поставка­ми. Часть сырья и ингредиентов исполь­зуется для производства и замороженных полуфабрикатов и мороженого. Предпри­ятие по выпуску мороженого находится в городе Всеволжске Ленинградской об­ласти, а замороженные полуфабрикаты производятся в Санкт-Петербурге. И там, и там есть склады для сырья. Раньше каж­дый склад закупал сырье отдельно, порой случалось затоваривание. А теперь фи­лиал во Всеволжске видит через систему, что в петербургском отделении есть, на­пример, большие остатки муки, и не заку­пает ее, а просто просит привезти нужное количество.

Сейчас процесс закупок сырья и ин­гредиентов полностью автоматизирован: мы знаем сроки и объемы поставок, про­изводственный план и на этой основе по­нимаем, нужно нам заказывать, скажем, мясо или нет. Раньше каждый менеджер сам работал с контрагентами и прики­дывал объемы и сроки поставок. Сейчас пользователь с необходимыми правами может зайти в систему и посмотреть, кто и что нам поставляет, на основе какого до­говора, когда это будет привезено и когда необходимо сделать следующую заявку.

ГК «Талосто» – крупный российский производитель мороженого, замороженных полуфабрикатов и замороженного теста со штаб-квартирой в Санкт-Петербурге. На заводах компании ежедневно производится до 250 т продукции под ТМ «Сам Самыч», «Оазис», «Венеция», «Домиана», «Мини-Бикини».