Как информационные системы помогают снизить потери бизнеса

Известно, что заложенная в информационную систему (ИС) учетная политикапозволит придерживаться единых принципов в бухгалтериях подведомственныхструктур, соответствующие настройки гарантируют от неправильной проводки, авычислительные мощности освободят от рутинных расчетов, выполнив их быстро ибез ошибок. И при этом — не делая различия между уставшим бухгалтером инебрежным товароведом или, к примеру, неопытным менеджером и «слишком опытным»кладовщиком.

Информационной системе неведомы корыстные побуждения, она всегда будетработать по тем правилам, которые в нее заложены, и потому к ее предназначению«избавлять от ошибок и искажений» вполне можно добавить уточнение: «…случайныхи намеренных».
Когда в работе предприятия задействовано много людей, а их деятельность весьмаразнообразна (в торговле это именно так), естественным образом возрастаетугроза злоупотреблений и прочих нарушений (закона и установленных порядков).Однако в последнее время стало уже привычным в таких случаях призывать напомощь автоматизацию.

Масштаб явления

Как считает один из авторитетных российских специалистов по торговойбезопасности Игорь Чумарин, если очень усреднить, топримерно 10–15% всех потерь приходится на брак и естественную убыль, 25–30%исходит от покупателей, за 30–40% ответственны кассиры и за 15–35% —остальной персонал. Эти пропорции, разумеется, зависят от ассортиментаторговли, построения технологических процессов, объема оборота на метр торговойплощади, в конце концов, от того, какие учреждения находятся в пешеходнойдоступности от магазина. Но даже с учетом этого понятно, что в сумме назлоупотребления персонала приходится от 45 до 70% убытков. Анатолий Степанский, коммерческий директор компании «Импакт-Софт», привел более благополучные данныемеждународной статистики: в ритейле объем краждостигает 4% от оборота, из них 1,5% (т. е. в целом около 38%) падает наперсонал. Однако если сюда добавить еще и прочие связанные с этим убытки(недополученную прибыль, затраты на логистику восстановления и обработки товаравзамен утраченного, на разбирательства и меры экстренного характера попресечению хищений, на обслуживание текучести кадров и пр.), то сумма покажетсяотнюдь не шуточной.

Еще более впечатляющую оценку эксперты дают злоупотреблениям персонала всфере общественного питания: в советские времена объем воровства в кафе иресторанах варьировался в пределах 20–90% от выручки, и ситуация здесь началаменяться лишь в последнее десятилетие.

Что делать?

Вообще говоря, есть три пути борьбы с данным явлением: предотвратить,пресечь и ликвидировать последствия. Здесь, как и в медицине, предотвратитьболезнь проще (а также эффективнее и выгоднее), чем лечить. По мнениюаналитиков, для того чтобы проблемы не было (т. е. для ее предотвращения), надопотратить один рубль, для ее пресечения — десять, а для устраненияпоследствий — сто. Поэтому самый действенный путь — превентивныемеры. Как считает г-н Степанский, главный прин­цип —«не искушай». Это означает, что если персонал знает, что все операцииобязательно контролируют не менее двух человек, а сговор маловероятен, то исоблазн совершить злоупотребление будет минимальным.

Важным принципом является комплекс­ный подход к обеспечению безопасности. Вторговых компаниях с этой целью могут быть установлены следующие системы:

• видеонаблюдения в складских помещениях и в торговых залах — они нужны для предотвращения краж не только среди покупателей, но и среди продавцов (известен пример заметных убытков в одном из продовольственных магазинов, который работал по принципу прилавочной торговли; лишь после установки видеокамер там стала понятна причина повышенной «усушки» продуктов: продавцы завтракали и обедали ими на рабочем месте);
• видеоконтроля за кассовым узлом — здесь, как правило, проводится интеграция с фронт-офисной системой и син­хронизация с работой кассы (на экране помимо видеоизображения высвечивается текст пробиваемого чека, что дает возможность контролировать работу кассира);
• доступа в помещения (например, на основе пластиковых карт) — такие решения помогают контролировать время прихода-ухода, а также пребывание сотрудников в тех или иных зонах (в карту каждого из них «зашивается» возможность прохода только в разрешенные ему помещения);
• наконец, информационные системы, обеспечивающие учет финансов и товародвижения и управление работой всего предприятия.

Для различных форматов и сегментов торгового бизнеса (например,продовольственная розница, фармацевтика, продажа мебели, бытовой техники,алкоголя и т. д.) будет актуален свой набор средств и методов. Не разбирая всеперечисленные позиции, остановимся чуть подробнее на том, что может дать ИС дляпредот­вращения (и пресечения) злоупотреблений по вине персонала.

ИС как панацея?

Конечно, ИС — не лекарство от всех болезней, но возможностиавтоматизации у неё весьма широки. В первую очередь, как мы уже говорили, онаизбавляет от случайных, непреднамеренных ошибок — как любое электронноевычислительное средство, информационная система быстро и четко выполняетнеобходимые счетные и учетные операции. Например, как отметил Андрей Краснопольский,коммерческий директор консультационной группы АТК, она может контролироватьзаказы для поставщиков или выставление счетов клиентам, что снижает риски,связанные с человеческим фактором, — при большом потоке клиентов менеджерможет просто забыть выставить счет.

Какими же еще умениями, помогающими бороться со злоупотреблениямисотрудников, обладает ИС?

Регламентация процедур.В складской или торговой системе заложена логика выполнения всего цикла работ(размещения, подбора, отгрузки, списания и пр.), что подразумевает действиясотрудников в соответствии с этой логикой. Например, пока пришедший товар неоприходован и не введен в систему, его нельзя разместить на складе (система непокажет места размещения) или вынести в торговый зал (не разрешит распечататьценник). Кроме того, в ИС можно настроить процедуры автоматическогоформирования заказа поставщикам, отслеживания платежей и т. д. «В оптовыхкомпаниях, — отметил Анатолий Степанский, —существенную экономию приносит контроль за резервированиемнаиболее дефицитного товара. Так, в одной из компаний, являющейся нашимклиентом, установление контроля за длительностьюрезервирования, обеспеченного системой Microsoft Dynamics NAV, позволило одномоментноснизить объемы резервов на 5 млн. долларов».

Учет проведенных операций.Эта возможность достигается путем регистрации в ИС всех действий пользователя сматериальными ценностями. «В состав системы "Галактика ERP" входитмодуль "Журнализация", — рассказал президент корпорации"Галактика" Николай Красилов. — С егопомощью ведется журнал по всей базе данных или по выбранному администраторомперечню таблиц, где регистрируются дата и время внесения изменений, системноеимя оператора, совершившего это действие, а также состояние модифицированнойзаписи таблицы базы данных до и после него. Таким образомисключается возможность бесконтрольного изменения учетных документов, чтозначительно сокращает количество ошибок и злоупотреблений». Иными словами,любые действия пользователя в системе фиксируются, оставляя «аудиторский след»и позволяя при необходимости восстановить всю цепочку событий (например,создания и корректировки документа). Эксперты отмечают, что помимо прямойпользы такие возможности ИС обладают и психологическим воздействием: сотрудник,знающий о том, что может быть обнаружен, с меньшей вероятностью совершитнеправедные действия.

Выборочная инвентаризация.Существует средство, позволяющее при обнаружении недостачи определить в режимереального времени места хранения искомого товара на складе и провести оперативнуюинвентаризацию. «В случае недостачи, — указал руководитель отделамаркетинга компании "БУХта" АндрейЕфремов, — можно обратиться к истории событий и установить виновных. Здесьтакже имеет место сильный психологический фактор: сотрудники понимают, чтоопределение реального остатка товара с помощью системы потребует немноговремени и недостача или факт кражи выяснится быстро». Для инвентаризациисегодня используются автономные терминалы сбора данных (промышленных моделейили на основе КПК), что даёт возможность действительно оперативно проводить этупроцедуру, получая задания из офиса дистанционно.

Многоуровневая система доступак данным, редактированию документов и набору выполняемых операций позволит взначительной мере исключить злонамеренные действия, как то:несанкционированные корректировки документов, разглашение секретных данных идр. «В качестве примера приведу случай, который произошёл в компании, имеющейширокую торговую сеть и являющейся клиентом нашей фирмы, — рассказал г-нЕфремов. — Руководство обнаружило сговор работников склада, занимавшихсяворовством. На первом этапе создавался документ на отгрузку ста единиц товара,затем, после отгрузки, в учетной базе и печатной форме документа сто единиц заменялись на десять и проводились в учете. С целью пресечьтакие действия был введён запрет на редактирование документа и печатной формыпосле его сохранения. Теперь все документы редактируются только послесогласования, и у рядовых сотрудников нет физической возможности вносить в нихизменения».

Учет рекламационных товаров —учитывается каждая единица товара, которая со склада перемещена в категорию«брак» или отправлена в сервисный центр. «Это позволит ликвидировать хаос втоварных остатках и, следовательно, в какой-то мере предотвратить соблазнкражи, возникающий из-за наличия неучтенного товара», — считает АндрейЕфремов.

Аналитические возможности.В последнее время появились и более тонкие инструменты контроляза работой персонала в широком смысле этого слова — предот­вращающиене только злоупотребления, но также разгильдяйство и непрофессионализм. «Вредот этих явлений может быть примерно одинаковым, — считает Елена Кудрина,исполнительный директор компании FIT. — Они несут нам материальные потери,и еще неизвестно, когда мы теряем больше. Если в первом случае у нас что-тоукрали, то во втором это упущенная прибыль из-за того, например, что товар небыл вовремя выставлен на полку или при формировании заказа поставщику неучитывались различные факторы, прямо или косвенно влияющие на спрос».

Для того чтобы проконтролировать работу персонала на этом уровне, в большейстепени подходят ИС, относящиеся к классу аналитических решений. Они, вчастности, позволяют визуализировать результаты продаж, оценить влияние на этирезультаты тех или иных факторов и посмотреть, были ли они учтены персоналом.Промахи в ассортиментной и закупочной политике, а иногда и злоупотребления вэтой области (например, значительный необоснованный перезаказ)видны сразу благодаря способности аналитических систем, поддерживающих, вчастности, OLAP-технологии, быстро обрабатывать огромные массивы данных ипредставлять их в удобном виде. «Стоит рассказать, — говорит ЕленаКудрина, — какие бурные дискуссии разгораются между руководителями и топ-менеджерами различных подразделений сетевых розничныхпредприятий, когда мы в первый раз демонстрируем нашу аналитическую систему DiAna: Digital Analitics на их "родной" базе данных! К счастью,до драки дело не доходит, но люди на первой же такой презентации начинаютпонимать, что у них благодаря этой системе можетнаконец появиться эффективный инструмент контроля за качеством работыперсонала, а значит, и управления бизнесом в целом».

Источник:Intelligent
Enterprisehttp://www.iemag.ru/articles/detail.php?ID=6998